Tobulėjant technologijoms, vis sparčiau į visas mūsų gyvenimo sritis yra integruojami įvairūs skaitmeniniai elektroniniai dokumentai. Elektroniniai dokumentai padeda išspręsti daugelį problemų, pvz. dokumentų bylų archyvavimą. Taip pat sutaupomos šių dokumentų administravimo sąnaudos. Be to dirbant su elektroniniais dokumentais mažėja klaidų tikimybė, kurios dažnai įsivelia dirbant su didele popierinių dokumentų apimtimi.
Dokumentų skaitmeninimas – padeda efektyviai organizuoti įvairiausius įmonės veiklos procesus ir darbus. Kuo toliau, tuo labiau, dauguma verslo įmonių atsisako įprastų popierinių dokumentų. Pasitelkus dokumentų skaitmeninimą, nėra sudėtinga juos paversti elektroniniais dokumentais. Tai galima padaryti naudojantis specialiomis skaitmeninimo programomis. Jos padeda atpažinti tekstus ir įvairius simbolius ir juos paversti į skaitmeninį formatą. Jei atsiranda spragos ar klaidos, tuomet jos yra taisomos rankiniu būdu.
Be to elektroninius dokumentus yra paprasčiau redaguoti, susikurti tam tikrus šablonus, pagreitinančius įprastus kasdieninius darbus: sutartis, prašymų formas, lydraščius ar sąskaitas faktūras. Naudotis elektroniniais dokumentais galima prisijungus prie dokumentų valdymo sistemos (DVS). Tam reikia turėti prisijungimo teises ir prieigą darbo vietoje. Priklausomai nuo dokumentų svarbos, rekomenduotina juos saugoti serveryje ar pasinaudoti „debesų“ technologijos paskyra.
Dokumentų valdymo sistemoje, visi dokumentai yra suskirstyti į kategorijas, priklausančias priskirtoms byloms, pagal tam tikrą identifikacinį numerį ar kodą. Pagal juos lengviau yra atsekti aktualius dokumentus archyve.
DVS padeda visus dokumentus saugiai laikyti vienoje vietoje ir archyvuoti tiek senesnes, tiek naujas skaitmeninių dokumentų versijas. Taip pat šie dokumentai, yra pasiekiami bet kuriuo paros metu, bet kurią savaitės dieną. Tam tereikia turėti prieigą ir teises naudotis dokumentų valdymo sistema. O neaktualius ar senaties termino sulaukusiu dokumentus, galima lengvai sunaikinti, vieno mygtuko paspaudimu, nepatiriant jokių papildomų išlaidų.