Renginių organizavimas – tai veikla „už eterio“, kurios rezultatus pajunta susirinkusieji tam tikrame renginyje. Tai – kūrybiškas, kruopštus, atsakingas darbas, kurio atlikimas turėtų būti patikėtas į kompetentingų, patirties turinčių specialistų rankas. Tiesa, pastarieji visai nepyksta, jei kažkas šį darbą nusprendžia atlikti pats (galbūt siekiama sutaupyti, o gal ši veikla iš tiesų yra mėgstama bei norima išbandyti save) ir noriai dalinasi tam tikrais patarimais.
Taigi, į ką turėtume atkreipti dėmesį, jei planuosite vieną ar kitą renginį:
- Tikslas. Aiškiai apibrėžus renginio tikslus, palengvės visas organizavimo procesas. Galėsite įvertinti, ar jūsų darbas buvo sėkmingas. Ši detalė turi būti apgalvota pirmiausia.
- Tema. Į ką renginys bus orientuotas: galbūt bus tam tikras aprangos kodas ar užsiimsite konkrečia veikla. Jums tiesiog bus lengviau viską planuoti, išvengsite chaoso.
- Data ir vieta. Nuo tinkamo datos pasirinkimo priklauso, ar daug iš jūsų pakviestų asmenų atvyks (savaime suprantama, jog jubiliejaus nereikėtų rengti darbo dieną savaitės viduryje, o darbo šventės – pirmąją Kalėdų dieną). Taip pat reikėtų pasidomėti, ar tuo pačiu metu kur nors netoliese nevyksta kitas renginys, galintis būti patrauklus jūsų svečiams. Vieta irgi reikšminga: jei ją pasiekti sunkiau, turi būti apgalvotas svečių atvykimas bei išvykimas.
- Pinigai. Nors renginių organizavimas glaudžiai susijęs su kūrybiškumu, tačiau su tuščia pinigine išsiversti nepavyks. Nuspręskite, kiek pinigų galite skirti visai šventei, po to padalinkite lėšas atskiroms renginio dalims. Turėkite šiek tiek atsarginių lėšų nenumatytiems atvejams.
- Renginio vedėjas. Tai asmuo, kuris prisiims visą renginio eigos atsakomybę ant savo pečių. Jei kažkas bus ne taip, būtent jam teks užglaistyti nesklandumus. Aišku, ant scenos galite stoti ir pats. Tik objektyviai įvertinkite, ar esate komunikabilus, iškalbingas, charizmatiškas, sąmojingas.
- Techninės detalės. Tarkime, apšvietimas ar muzikos aparatūra. Viską patikrinkite prieš prasidedat renginiui bei žinokite, kaip elgtis gedimo atveju.
- Kitos paslaugos (muzika, maitinimas, filmavimas/fotografavimas).
Būtų tragedija, jei dar vakarui neįpusėjus baigtųsi maistas, skambėtų išimtinai vienas muzikos stilius, o renginio akimirkoms įamžinti turėtumėte vien tik savo telefoną…