Praeitame straipsnyje trumpai apžvelgiau pagrindinius kriterijus, į kuriuos reiktų atkreipti dėmesį vertinant esamą darbuotojų komandą, kai tampate nauju įmonės, iš kurios reikalaujama permainų, vadovu. Kaip konkrečiai reiktų elgtis, ko klausti ir kokius veiksmus atlikti tam, kad galėtumėte priimti svarbius sprendimus dėl esamos komandos sudėties – apie tai šiame straipsnyje.

Informarcijos surinkimas

Paprašykite Jūsų tiesioginių pavaldinių pateikti jų įprastą savaitės darbo grafiką – ką jie veikia dienos metu, kokius darbus atlieka, kuriose srityse praleidžia daugiausiai laiko. Apie šį darbo eigos monitoringo (workflow) metodą rašysiu plačiau kituose straipsniuose, tačiau noriu pabrėžti, kad tai labai paprasta ir efektyvi priemonė įvertinti pavaldinių prioritetus bei produktyvumą. Jums nereikia itin tikslios, minučių tikslumu, ataskaitos, Jūs norite suprasti, kiek laiko Jūsų pavaldiniai skiria administraciniams darbams, darbui su savo komanda, su klientais, su kitais skyriais bei kitoms užduotims. Mano patirtis rodo, kad po tokios savaitės darbo eigos vaizdo, Jūs galite atrasti labai daug įdomios informacijos, kur pokyčiai būtų itin greiti bei akivaizdūs.

Kartu su savo pavaldinių savaitės darbo eigos vaizdu paprašykite, kad jie Jums atsiųstų ir savo pagrindines pareigybines užduotis, pagrindinius veiklos vertinimo rodiklius (KPI). Sinchroniškai Jums reiktų gauti savo pavaldinių atlyginimo bei bonusines sistemas tam, kad suprastumėte, kokiais veiklos vertinimo rodikliais jie šiuo metu yra motyvuojami ir kokie yra rezultatai dabar.

Testavimas

Dabar pats metas turėti tiesioginį kontaktą su savo pavaldiniais. Aš teikiu prioritetą individualiems susitikimams, kurių metu tipiškai pasikalbi žymiai produktyviau, atviriau ir konkrečiau. Individualiuose susitikimuose būtina turėti: aiškią susitikimo dienotvarkę, susitarimus rašytine forma po susitikimo bei abipusius namų darbus – t.y. užduotis kitam kartui tiek pavaldiniui, tiek Jums.

Pirmą individualų susitikimą aš skirčiau SUSIPAŽINIMUI ir TESTAVIMUI.

Pats geriausias testavimo būdas, jei pavaldinys yra skyriaus vadovas, kuris turi savo biudžetą, rezultatų prognozę metams, ketvirčiui ir t.t., tiesiog pasigilinti į „forecasto“ detales – kodėl jis mano, kad pardavimai augs, kaštai mažės, ką konkrečiai darys, kokias galimybes įžvelgia, kokie projektai bus daromi ir pan. Patikėkite man teko matyti pavyzdžių, kur paklausus – ką planuojate daryti, kad pardavimai augtų 10% kaip yra Jūsų plane – gaudavau atsakymą maždaug tokį:

-Mes labiau stengsimės, kovosime ir laimėsime!

-Bet gal tu turi konkretesnių pavydžių ar idėjų? – klausiu aš

-Tiesiog reikės daugiau dėmesio skirti savo klientams. Jūs abejojate manimi?

Aišku optimizmas yra sveikintinas dalykas, bet kai esi matęs tokias pvz. Telemarketingo skyriaus planuojamas pajamas bei planuojamą pardavėjų skaičių, pagal kurias net neužtenka darbo vietų, kad tiek suplanuotų darbuotojų dirbtų, tada pradedi iš optimizmo reikalauti ir konkretumo.

Kitas labai paprastas ir geras būdas testuoti pavaldinius, yra išsitraukti geriausių arba “pikinių” dienų sąrašą. Nepriklausomai, kokiame skyriuje darbuotojas dirbtų, visada būna dienos (ir nebūtinai tik dėl sezono), kai rezultatai buvo nuostabūs – geriausios pardavimų dienos metuose, geriausia marketinginė akcija, produktyviausia gamybos pamaina ir pan. Tu nori suprasti, ar tavo pavaldinys supranta, kodėl tai buvo geriausia diena ir ar gali valdyti savo skyrių valdyti taip, kad pakartotų šią geriausią dieną artimiausiu metu. Tai ir galėtų būti pirmojo individualaus susitikimo namų darbas pavaldiniui!

Klausimai, kuriuos verta užduoti

Jūsų esama darbuotojų komanda gali suteikti labai daug naudingos informacijos, tik ją reikia mokėti išgauti individualaus susitikimo metu. Štai mano mėgstamiausių klausimų sąrašas:

Ką Jūs manote apie mūsų įmonės dabartinę strategiją?
Kokie didžiausi iššūkiai šiuo metu mūsų laukia trumpuoju periodu? Ilguoju periodu?
Kokias pagrindines galimybes Jūs matote šiuo metu mūsų įmonės situacijos gerinimui?
Kokius procesus ar resursus galėtume išnaudoti efektyviau dabartinėje situacijoje?
Kokias būdais galime tobultinti komandinį darbą?
Jei Jūs būtumėte mano vietoje, į ką pirmiausiai atkreiptumėte dėmesį?

Svarbiausias Jūsų uždavinys šioje stadijoje – aktyviai bei įdėmiai klausytis, klausytis ir dar kartą klausytis bei nepulti į išankstines nuomones ar sprendimus. Jei nespėjote aptarti visų klausimų ar norite paįvairinti informacijos surinkimą, galite paprašyti raštu pateikti atsakymus (kelių puslapių apimtimi) ne tik savo tiesioginiams pavaldiniams, bet ir žemesnių pozicijų darbuotojams:

Jei būtumėte mano vietoje, kokius 3 dalykus pirmiausiai keistumėte? Kodėl?
Kaip Jūs manote, ką mūsų klientai galvoja apie mus?
Ką mes darome kvailai?
Kokias kvailas taisykles, standartus ar procesus Jūs norėtumėte panaikinti mūsų įmonėje?
Kas nutinka, kai darbuotojas padaro klaidą šioje įmonėje?
Pasidalinkite savo nuomone ar idėja, kuri buvo atmesta ar jai nepritaria daugelis šioje įmonėje.
Ką norėtumėte, kad žiniasklaida publikuotų apie mūsų įmonę ar komandą pvz. po 5 metų?

Žodžiu, Jūsų pasirinkimas, kokius klausimus užduoti, tačiau būtų puiku, kad rašytinius atsakymus ne tik nuodugniai perskaitytumėte, bet ir susitiktumėte po to su darbuotojais, kurie tai parašė, aptarti bei pasigilinti į detales.

Darbuotojų vertinimas

Jei padarėte tai, ką Jums rekomandavau, šioje stadijoje jau turite pakankamai nemažai informacijos apie savo pavaldinius. Tačiau nepulkite priimti sprendimų. Jūs turite toliau klausytis ir stebėti.

Prie progos pasikalbėkite su savo pavaldiniais ne tik apie darbą – sportas, hobiai, kiti interesai. Paklauskite pvz. kokius rezultatus prognozuoja savo mėgstamai sporto komandai šį sezoną ir kaip jie priėjo tokių išvadų. Stebėkite, ar jie prognozes daro lengvai, racionaliai ar visgi renkasi saugesnį kelią.
Stebėkite grupės dinamiką susirinkimų metu – kas komunikuoja lengvai, atsipalaidavęs? kas „užsidaro“ ir neišsako visko, ką galvoja? Ar yra koalicijų pavaldinių tarpe?

Jūs turite įvertinti keletą faktorių:

Kompetencija – ar darbuotojas turi pakankamai techninių žinių bei įgūdžių atlikti savo darbą?
Argumentavimas – ar darbuotojas geba apginti savo poziciją streso metu, ar geba paaukoti savo interesus dėl platesnių tikslų?
Energija – ar darbuotojas spinduliuoja energija, ar pastebite “perdegimą”, nuovargį?
Koncentracija – ar darbuotojas sugeba sutelkti dėmesį į pagrindinius savo prioritetus, ar visgi jis lengvai išblaškomas arba nuklaidinamas nuo kurso.
Santykiai – ar darbuotojas gerai sutaria su kitais komandos nariais, ar remia komandinius sprendimus?
Pasitikėjimas – ar galite pasitikėti, kad šis darbuotojas yra atviras, nuoseklus bei patikimas?

Tam, kad Jūsų sprendimas dėl komandos narių būtų racionalesnis, Jūs galite įsivesti sau taškų sistemą. Pvz. skirkite pliusus už idėjas/inovacijas; unikalias žinias, kurias būtų sunku pakeisti; lyderystės bruožus, kuriuos pastebite; išskirtinius įgūdžius, kurie padeda siekti rezultato; pozityvų požiūrį, vertybių demonstravimą; lojalumą. Ir atvirksčiai, skirkite minusus, jei pastebite blogos moralės pavyzdžių; aplinkos kaltinimo bei nuolatinių skundų apraiškų; atsainumą; projektų “stabdymą”; vėlavimą į darbą bei išėjimą anksčiau ir t.t

Žinoma tokia taškų sistema skirta tik Jums, ji neturėtų būti viešai publikuojama, bent jau esamos situacijos įvertinimo stadijoje.

Kaip matote metodų yra nemažai, vieni sudėtingesni, kiti paprastesni, tačiau esminę mintį apie darbuotojų vertinimą man kažkada yra pasakiusi geriausia mano vadovė, moteris iš Slovėnijos. Kai paklausiau, kokiais kriterijais (neskaitant rezultatų) ji vertina darbuotojus ir kuo remiantis vienus paauština pareigose, kitus ne, ji atsakė taip:

-Vitalijau, aš visada stebiu ar darbuotojas duoda daugiau įmonei, nei iš jo reikalaujama. Ar jis “neužsidaro” savo skyriaus veikloje, pareigybinėse instrukcijose? Ar jis stengiasi pagelbėti situacijose, kai tai pagal tvarką nėra jo kompetencija ar veiklos ribos? Ar jis išeina už savo skyriaus rėmų, ar mąsto plačiau apie įmonę? Vat pavyzdžiui dabar mes turime problemų su finansų skyriumi, šioje įmonėje yra žmonių, kurie dirba jau be galo seniai ir turi žinių bei įgūdžių apie kompanijos finansų specifiką. Ar jie padeda mums, ar jie pasiūlė pagalbą tau ar man? Ne. Tai nėra blogi darbuotojai, bet jie tiesiog yra užsidarę savo siauroje veikloje. Jiems gal ir rūpi įmonė plačiąja prasme, bet aš jų tikrai nepaauštinsiu pareigose.

Pokyčiai yra stabilumas

Net jei Jūsų įmonė, kurioje dirbate, atrodo stabili ir nereikalaujanti kardinalių pokyčių paklauskite savęs štai ko:

Koks Jūsų darbuotojų savaitės darbo eigos grafikas (workflow)? Ar jame yra tobulintinų dalykų?
Pakamantinėtike savo darbuotojus apie rezultatų prognozes? Kodėl jie mano ir ką konkrečiai planuoja daryti, kad gerintų suplanuotus skyriaus rezultatus?
Kokios yra „pikinės“ dienos, kodėl jos buvo tokios sėkmingos ir ką reiktų daryti, kad jas pakartotumėme?
Gal metas esamos situacijos atnaujinimui? Paprašykite raštu atsakyti į jūsų užduotus klausimus bei aptarkite atsakymus individualiai.
Jei reiktų įsivesti darbuotojų vertinimo taškų sistemą, kaip atrodytų Jūsų pavaldinių portretas praėjus mėnesiui?
Kurie Jūsų pavaldiniai duoda įmonei daugiau nei iš jų reikalauja jų pareigybinės instrukcijos?

Gal metas pokyčiams? Prisiminkite, kad tik nuolatiniai pokyčiai yra vienas iš nekintamų faktorių šiuolaikiniame nuolat kintančiame pasaulyje.

Laukite tęsinio…kitą kartą užbaigsime esamo komandos įvertinimą, aptardami, kokius galimus veiksmus, naujoves Jūs kaip vadovas galite atlikti net nepasibaigus diagnozės stadijai.

Turnaround.lt – tai verslo pokyčių ir krizių valdymo tinklaraštis, kuriame rasite naudingų patarimų bei idėjų apie vadovavimą, pardavimų skatinimą, klientų lojalumą, personalo ugdymą, sporto psichologiją bei kitas aktualias šios dienos vadybos ir verslo įžvalgas. Prenumeruokite mūsų naujienas bei skaitykite naujausius straipsnius.