Idealus vadovas.

Jei LEAN ar SIX SIGMA specialisto paklaustum, koks yra tiksliausias verslo apibrėžimas, tikriausiai išgirstume kažką panašaus į: verslas – tai pelną generuojantis PROCESŲ junginys. Aš sutinku ir pridurčiau, kad verslas – pelną generuojantis, procesų junginys, kuris yra valdomas žmonių. Apie darbuotojų, personalo valdymo svarbą jau rašiau savo Turnaround esamos komandos situacijos įvertinimo trilogijoje, todėl dabar pats metas aptarti procesus.

Mano supratimu idealus vadovas yra tas, kuris turi subalansuotą SOFT ir HARD įgūdžių visumą. Tai yra retas reiškinys, nes dauguma vis tiek labiau linksta į kažkurią pusę:

Arba SOFT (komunikacija, darbuotojų tobulinimas, motyvacija, idėjų pardavimas, prezentavimo įgūdžiai, kūrybiškumas;)
Arba HARD (sprendimų priėmimas, analitiniai gebėjimai, procesų valdymas, mąstymas rodikliais, racionalumas)

Jei pastebėjote, būtent mano Turnaround 4 sėkmės principai ir atitinka tą idealųjį vadovo portretą:

Soft (Komanda, Klientų lojalumas bei pardavimai) ir
Hard (finansai, produktyvumas ir procesai).

Kalbant iš procesų pusės, tai vadovo pagrindinis darbas – sukurti, valdyti bei nuolat tobulinti įmonės procesus – pradedant pardavimo, baigiant vidiniais komunikacijos ar sprendimo priėmimo procesais

Produktyvumas tai efektyvesni procesai.

Procesas – tai aiški žingsnių seka nuo taško A iki Z konkretaus tikslo siekimui. Priklausomai nuo verslo įmonės masto jų gali būti įvairių:

Kasdienės biuro veiklos, Pardavimų, Inventorizacijos, rinkodarinių, buhalterinių, logistinių, užsakymų priėmimo ir vykdymo, klientų aptarnavimo, personalo įdarbinimo ir ugdymo, bendradarbiavimo, išlaidų kontrolės ir t.t.

Norėdamas sėkmingo Turnaround‘o Tu privalai padidinti įmonės vertę, vadinasi pakelti produktyvumą, o tai gali reikšti tiesiog – suefektyvinti procesus: daryti GREIČIAU, arba PIGIAU, arba GERIAU, arba su MAŽIAU RESURSŲ.

Laiko vagys

Esu rašęs apie savo pavaldinių savaitės darbo eigos (workflow) užduotį. Pavaldiniams atlikus šią užduotį, Tu susidarysi aiškų vaizdą, kokioms užduotims tavo pavaldiniai praleidžia daugiausia laiko bei kur yra galimi laiko švaistymai. Pagal LEAN metodiką visi darbai, kurie nesukuria vertės klientui, t.y. tai už ką klientas faktiškai nemoka yra MUDA arba laiko eikvojimas. Elementarus pavyzdys – varžto pagamino faktas yra viena minutė, tačiau visas gamybos procesas gali užtrukti iki valandos ar net daugiau, nes varžtui pagaminti reikalingas medžiagas reikia transportuoti, suderinti stakles, laukti savo eilės gamybinėje linijoje, perdaryti broką ir pan, – visa ta valanda žinoma kainuoja, tačiau klientas yra linkęs mokėti tik už patį geležį, t.y. varžtą – 1 minutės darbą.

Nėra tekę matyti įmonės, kurioje produktyvumas arba vertės kūrimas sudarytų 100%. Tai yra utopija, tačiau turėti bent 50% efektyvumo yra siekemybė. Viena iš priežasčių, kodėl atsiranda laiko švaistymas – LAIKO VAGYS, juos būtų galima skirstyti į keletą tipų:

Sisteminiai (darbas su CRM, IT sistemomis). Aš nekalbu vien tik apie smulkias įmones, kurios apskritai neturi CRM ir naudojasi kokiu nors excell, aš kalbu ir apie itin stambias lietuviškas įmones, kurios pardavėjai pavyzdžiui turi 5 CRM ir turi dirbti dienos eigoje su visais jais. Abejais atvejais, tai yra neefektyvu. Žinoma IT sistemų įsigijimai, patobulinimai kainuoja, todėl dažnas įsivertinęs ROI, leidžia ir toliau šiam laiko vagiui egzistuoti.

Asmeniniai laiko valdymo įgūdžiai (laiko planavimas, prioritizavimas, multitaskingas). Nenorėčiau daug gilintis į šitą temą, nes apie tai galite rasti begales informacijos internete ar kokiose nors standartiniuose mokymuose, tačiau faktas, kad Jūsų pavaldiniai turi mokytis efektyviai valdyti savo laiką. Jei norite daugiau informacijos apie „multitaskingo blogį“, siūlau pažiūrėti šitą video:

Administraciniai (susirinkimai, ataskaitos, e-mailai) . Dalis jų yra reikalingi bei būtini užtikrinti sklandžią organizacijos veiklą, bet šito tipažo laiko vagys pasižymi tuo, kad yra linkę daugintis ir plisti atimdami vis daugiau ir daugiau laiko iš vertę kuriančių darbų. Todėl tu kaip naujas vadovas, laikui bėgant, turi sumažinti susirinkimų, susitikimų skaičių ar trukmę bei peržiūrėti ataskaitų būtinybę, nes nemaža dalis jų tikrai bus istoriškai susiklosčiusios bei visiškai nenaudingos. Geras pavyzdys yra Steve Jobs, jis turėjo keletą technikų didinančių susirinkimų efektyvumą:

Jokių Power point prezentacijų, svarbiausia diskusija.
Itin mažas dalyvių skaičius.
Aiški susirinkimo dienotvarkė, kurioje numatyta aiški problema, kurią norime išspręsti arba galutinis tikslas, kurį turime pasiekti. Po susirinkimo yra aišku, kuris konkretus darbuotojas yra atsakingas už susitarimo įgyvendinimą.
Asmeniškai Steve Jobs turėjo tikslą trumpinti suplanuotą laiką susitikimui per pus. Taigi jei planas buvo susitikti valandai, jo tikslas buvo viską aptarti bei išspręsti per 30min.

Kalbant apie e-mailus, aš visada turiu paprastą taisyklę padedančią išvengti ilgų susirašinėjimų: skype arba trumpam susitikit ir išspręskit reikalus. Dažnu atveju tai būna n kartų greičiau bei efektyviau nei sėdint tame pačiame ofise ar net kabinete atrašinėti ilgus laiškus ir traukti vis naujus dalyvius į e-mailą.

Procesiniai ir tarpskyriniai. Tai laiko vagys, kurie atsiranda pagrinde dėl procesų neefektyvumo, neaiškumo ar nebuvimo. Būtent šituos darbus tu kaip vadovas ir gali įtakoti labiausiai, apie tai toliau ir rašysiu.

Vėlgi beveik neįmanoma apskritai išvengti laiko vagysčių, 10-20% nuo bendro laiko yra pakankamai normalus dalykas, tačiau svarbiausia – nuolat didinti laiko panaudojimo efektyvumą, skatinant pavaldinius bei sukuriant įrankius, kaip jie galėtų skirti kuo daugiau laiko vertės kūrimui.

Pavyzdys: kai man teko dirbti įmonėje, kurios viena iš veiklų buvo skambučių centras, man buvo smalsu sužinoti kiek visgi laiko grupės vadovai praleidžia tiesiogiai dirbdami su savo pavaldiniais – pardavimo vadybininkais. Dar didesnę nuostabą sukėlė tas faktas, kad tik apie 20-30% laiko jie ugdo, klauso pokalbių, duoda feedbacką, užsiima coaching‘u su vadybininkais – tai yra būtent tos veiklos, kurios ir sukuria vertę. Didžiąją laiko dalį jie arba buvo priversti dėl sisteminių ir administracinių laiko vagių, arba dėl asmeninių laiko valdymo įgūdžių trūkumo bei technininių žinių stokos, švaistyti laiką kitiems darbams. Šiek tiek sutvarkius vidinius procesus, įsivedus naujas komunikacijos taisykles (pvz. konkretus laikas skirtas e-mailų atrašymui), automatizavus tam tikrus darbus (pvz. automatinės ataskaitos, kurias generuoja IT sistema) bei įsivedus Pamainos grupės vadovo pareigybę (tas žmogus, kuris prižiūri pamainą bei pamainos metu dirba su sisteminiais ir administraciniais dalykais – IT sistemos, ataskaitos, e-mailų atrašymas kitiems skyriams), laikui bėgant, vadybininkų rezultatai natūraliai pradėjo gerėti, nes grupės vadovai tiesiog turėjo daugiau laiko užsiimti asmeniniu ugdymu ar darbui su savo vadybininkų grupe.

Nepriklausomai nuo Jūsų įmonės situacijos, paklauskite savęs štai ko:

Koks aš vadovas? Kokius įgūdžius aš asmeniškai arba mano pavaldiniai turėtų tobulinti – SOFT ar HARD?
Koks yra mano ir mano komandos workflow? Kiek % veiklos yra ta, už kurią mūsų klientai moka pinigus?
Kokio tipo daugiausiai laiko vagių yra mano ir mano komandos darbe?
Kaip per ateinančias kelias savaites galėčiau sumažinti susirinkimų skaičių ar galutinę trukmę, nesudarkant įmonės sklandžios veiklos?
Kokias veiklas savo ar savo komandos darbe galėčiau automatizuoti, panaikinti, nedubliuoti, kad liktų daugiau laiko vertę kuriantiems darbams?

Laukite tęsinio…kitą kartą apie produktyvumo didinimą gerinant įmonės procesus.

Šiame straipsnyje stengiausi apimti kuo daugiau naudingų Jums detalių, tačiau patys suprantate, kad nėra lengva 3-4 savaičių darbą sudėti į 5 minučių skaitinį. Todėl, jei norėsite sužinoti konkretesnes detales, kaip atlikti vieną ar kitą Turnaround diagnozės žingsnį, kviečiu siųsti užklausas į info@turnaround.lt.

Turnaround.lt – tai verslo pokyčių ir krizių valdymo tinklaraštis, kuriame rasite naudingų patarimų bei idėjų apie vadovavimą, pardavimų skatinimą, klientų lojalumą, personalo ugdymą, sporto psichologiją bei kitas aktualias šios dienos vadybos ir verslo įžvalgas. Prenumeruokite mūsų naujienas bei skaitykite naujausius straipsnius.