Dokumentų valdymas (www.dokas.lt)
„Dokumentų valdymas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą.“
Dokumentų valdymas yra įstaigos, įmonės ar kito ūkio subjekto veiklos vykdymas, atspindint veiklos vykdymo rezultatus dokumentuose.
Sąvoka „Dokumentas“ yra kilusi iš lotyniško žodžio „documentum”, kuris reiškia: pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas – priemonė įvairiais būdais fiksuoti informaciją, įvykius, faktus, tikrovės reiškinius, taip pat žmogaus mąstymo ir praktinę veiklą. Visa tai galima fiksuoti raštu, vaizdu, garsu. Tai dokumento sąvoka plačiąja prasme. Dokumentas siaurąja prasme – tai tam tikra informacija, parašyta ant popieriaus ar kitoje informacijos laikmenoje. Šiais laikas populiarėja skaitmeniniai dokumentai.
Dokumentas – juridinio ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos.
Oficialus dokumentas – su įstaigos veikla susijęs jos parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas.
Veiklos dokumentai – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vykdant veiklą sudaryti, patvirtinti, gauti, iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai.
Visi dokumentai, susidarę įstaigų veikloje, skirstomi į sistemas pagal tai, kokią įstaigos veiklos sritį jie atspindi. Valdymo veiklos dokumentai skirstomi į dvi grupes: 1) teisės aktus, 2) įstaigos rengiamus dokumentus.
Teisės aktai – kolegialios institucijos ar teisės aktų nustatytus įgaliojimus turinčio asmens leidžiami nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos ir kiti dokumentai.
Raštvedyba ir dokumentų tvarkymas
Nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai yra skirti viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti. Juose įforminamas darbo vyksmas ir jo rezultatai. Nuostatai, taisyklės, programos nustato įstatymų ir kitų aktų įgyvendinimo normas. Juose numatoma kas, ką ir kaip turi dirbti.
Įstaigoje rengiami siunčiamieji ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis. Juose yra duomenys, naudotini būsimoje veikloje. Tai raštai, pažymos, aktai, protokolai, tarnybiniai pranešimai ir kt.
Apskaita, šiuo atveju, reiškia tiesiog tvarkingą daiktų (t.y. dokumentų) sudėliojimą į jiems priskirtas lentynas (t.y. registravimas į registrus ir bylas).
Taigi, pagal dokumentų apskaitos bendrines taisykles svarbiausi momentai yra tokie:
– Už dokumentų tinkamą tvarkymą yra atsakingas organizacijos vadovas;
– Organizacijos vadovas patvirtina konkrečias tos organizacijos dokumentų tvarkymo taisykles;
– Organizacijos taisyklėse turi būti pasakyta kaip sudaromas organizacijos dokumentacijos planas;
– Dokumentacijos planas nusako kokie registrai (registracijos žurnalai) yra naudojami gaunamų ir siunčiamų dokumentų registravimui ir koks žmogus yra atsakingas už kiekvieną registrą;
– Dokumentacijos planas nusako kokios bylos naudojamos ir kartu su taisyklėmis nusako kaip turi būti vykdomas dokumentų archyvavimas;
Dokumentų srauto valdymas, dokumentų apskaita yra labai svarbi kiekvienos organizacijos darbo dalis. Tinkamas ir laiku atliekamas dokumentų registravimas, perdavimas atsakingam asmeniui atsakyti į jį bei išsiuntimas yra daug laiko ir žmogiškųjų resursų reikalaujantis darbas, todėl turi būti tinkamai organizuoti atitinkami procesai. Organizacijos vadovas yra atsakingas už tinkamą organizacijos darbo organizavimą, todėl jam yra privalu sekti ar tinkamai yra suvaldomi dokumentų srautai. Jeigu nėra kompiuterizuotos sistemos, nėra galimybės objektyviai ir sąlyginai mažomis laiko sąnaudomis šią kontrolę vykdyti. Sunku nustatyti žmonių darbo našumą, nustatyti kaip pasiskirsto darbai kolektyve. Esant paprastai, nekompiuterizuotai dokumentų valdymo sistemai apsunkinama konkretaus dokumento paieška.
Dokumento registravimas
Dokumento registravimas yra procedūra, kada gauto arba siunčiamo dokumento svarbiausi identifikuojantys duomenys yra užrašomi žurnale. Registracijos žurnale yra padaromas naujas įrašas iš eilės priskiriant registracijos numerį ir užpildant žurnale nustatytus laukelius.
Registracijos žurnalo esmė – įrašai daromi iš eilės numeruojant. Toks principas užtikrina, kad įrašai bus daromi dokumentų atsiradimo laiku t.y. norima nesudaryti galimybių registruoti dokumentus atgaline data.