Autorius: gizas

Dokumentų valdymas ir raštvedyba

dokumentu valdymasDokumentų valdymas (www.dokas.lt)

„Dokumentų valdymas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą.“

Dokumentų valdymas yra įstaigos, įmonės ar kito ūkio subjekto veiklos vykdymas, atspindint veiklos vykdymo rezultatus dokumentuose.

 

Sąvoka „Dokumentas“ yra kilusi iš lotyniško žodžio „documentum”, kuris reiškia: pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas – priemonė įvairiais būdais fiksuoti informaciją, įvykius, faktus, tikrovės reiškinius, taip pat žmogaus mąstymo ir praktinę veiklą. Visa tai galima fiksuoti raštu, vaizdu, garsu. Tai dokumento sąvoka plačiąja prasme. Dokumentas siaurąja prasme – tai tam tikra informacija, parašyta ant popieriaus ar kitoje informacijos laikmenoje. Šiais laikas populiarėja skaitmeniniai dokumentai.

Dokumentas – juridinio ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos.

Oficialus dokumentas – su įstaigos veikla susijęs jos parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas.

Veiklos dokumentai – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vykdant veiklą sudaryti, patvirtinti, gauti, iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai.

Visi dokumentai, susidarę įstaigų veikloje, skirstomi į sistemas pagal tai, kokią įstaigos veiklos sritį jie atspindi. Valdymo veiklos dokumentai skirstomi į dvi grupes: 1) teisės aktus, 2) įstaigos rengiamus dokumentus.

Teisės aktai – kolegialios institucijos ar teisės aktų nustatytus įgaliojimus turinčio asmens leidžiami nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos ir kiti dokumentai.

Raštvedyba ir dokumentų tvarkymas

Nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai yra skirti viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti. Juose įforminamas darbo vyksmas ir jo rezultatai. Nuostatai, taisyklės, programos nustato įstatymų ir kitų aktų įgyvendinimo normas. Juose numatoma kas, ką ir kaip turi dirbti.

Įstaigoje rengiami siunčiamieji ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis. Juose yra duomenys, naudotini būsimoje veikloje. Tai raštai, pažymos, aktai, protokolai, tarnybiniai pranešimai ir kt.

Dokumentų apskaita

Apskaita, šiuo atveju, reiškia tiesiog tvarkingą daiktų (t.y. dokumentų) sudėliojimą į jiems priskirtas lentynas (t.y. registravimas į registrus ir bylas).

Taigi, pagal dokumentų apskaitos bendrines taisykles svarbiausi momentai yra tokie:

– Už dokumentų tinkamą tvarkymą yra atsakingas organizacijos vadovas;

– Organizacijos vadovas patvirtina konkrečias tos organizacijos dokumentų tvarkymo taisykles;

– Organizacijos taisyklėse turi būti pasakyta kaip sudaromas organizacijos dokumentacijos planas;

– Dokumentacijos planas nusako kokie registrai (registracijos žurnalai) yra naudojami gaunamų ir siunčiamų dokumentų registravimui ir koks žmogus yra atsakingas už kiekvieną registrą;

– Dokumentacijos planas nusako kokios bylos naudojamos ir kartu su taisyklėmis nusako kaip turi būti vykdomas dokumentų archyvavimas;

Dokumentų srauto valdymas, dokumentų apskaita yra labai svarbi kiekvienos organizacijos darbo dalis. Tinkamas ir laiku atliekamas dokumentų registravimas, perdavimas atsakingam asmeniui atsakyti į jį bei išsiuntimas yra daug laiko ir žmogiškųjų resursų reikalaujantis darbas, todėl turi būti tinkamai organizuoti atitinkami procesai. Organizacijos vadovas yra atsakingas už tinkamą organizacijos darbo organizavimą, todėl jam yra privalu sekti ar tinkamai yra suvaldomi dokumentų srautai. Jeigu nėra kompiuterizuotos sistemos, nėra galimybės objektyviai ir sąlyginai mažomis laiko sąnaudomis šią kontrolę vykdyti. Sunku nustatyti žmonių darbo našumą, nustatyti kaip pasiskirsto darbai kolektyve. Esant paprastai, nekompiuterizuotai dokumentų valdymo sistemai apsunkinama konkretaus dokumento paieška.

Dokumento registravimas

Dokumento registravimas yra procedūra, kada gauto arba siunčiamo dokumento svarbiausi identifikuojantys duomenys yra užrašomi žurnale. Registracijos žurnale yra padaromas naujas įrašas iš eilės priskiriant registracijos numerį ir užpildant žurnale nustatytus laukelius.

Registracijos žurnalo esmė – įrašai daromi iš eilės numeruojant. Toks principas užtikrina, kad įrašai bus daromi dokumentų atsiradimo laiku t.y. norima nesudaryti galimybių registruoti dokumentus atgaline data.

 

Analizuok paskolų pasiūlą ir skolinkis

patraukli-paskola-internetuGreitas kreditas – ar tikrai greitai yra gerai? Daug naudingos palyginamosios ir analitinės informacijos galima rasti puslapyje paskolos24.net

Niekam nėra paslaptis, jog greitas kreditas – vienvaldis paskolų rinkos lyderis, stumiantis vartojamąsias paskolas, kurias teikia bankai bei kitos kreditorių institucijos. Visų pirma, kodėl taip nutinka? Daugelis sutinka mokėti kurkas didesnes palūkanas tam, jog paskola būtų gauta akimirksniu. Čia aptarsime greitųjų kreditų bei paskolų teikiamą naudą, išanalizuoti situaciją, sudėti visus taškus ant i.

Bet visada reikia nepamiršti išnagrinėti visą informaciją susijusią su skirtingais paskolų ir greitųjų kreditų siūlytojais. Tokią informaciją galima rasti puslapyje paskolos24.net

Greita paskola, kaip minėjau, yra vienvaldis kreditų rinkos lyderis. Taip pat, minėjau ir vieną iš pagrindinių priežasčių, kodėl žmonės naudojasi šia funkcija – laiko taupymas, pinigai akimirksniu. Tačiau ar galėtume teigti, jog šis veiksnys tėra vienintelis faktorius, darantis įtaką paklausai rinkoje? Jokių būdu ne. Tiesą sakant, man asmeniškai visiškai nėra nuostabu, kodėl žmonės renkasi greitąsias paskolas bei kreditus – juk pokalbiai bankuose, verslo plano prezentacija taip vargina – „užsisakant“ kreditus internetu, nereikės pateikti jokios „pašalinės“ informacijos, kuria tretieji asmenys galimai pasinaudotų. Dar vienas, ganėtinai svarbus „aspektas“, išlendantis ieškant svarių, teigiamų argumentų – itin lankstūs grąžinimo terminai.

Daug naudingos palyginamosios ir analitinės informacijos galima rasti puslapyje paskolos24.net

Dabartiniai, naujieji technologijų stebuklai yra pastebimi „plika“ akimi. Iš tiesų, kartais susimąstau, kokios technologijų raidos būtų galima tikėtis penkerių – dešimties metų bėgyje?

Labai džiugu, jog progresuojanti technologija neturi vienos krypties ir išsišakoja į daugybę „subkategorijų“, jeigu būtų galima taip išsireikšti. Man, kaip ekonomikos bei finansų gerbėjui, yra itin malonų matyti pasiūlos „prikištą“ kreditų bei paskolų rinka – niekam nėra paslaptis, jog ši turi daugybę teigiamųjų bruožų, kurie, pasitelkus protą ir verslumo įgūdžius, gali atnešti nemažos finansinės naudos.

Galėčiau pateikti neblogą pavyzdį: tarkime, jūs turite savo smulkaus biudžeto įmonę, prekiaujančią įvairiais niekučiais. Jūs žinote, jog tariamieji niekučiai Lietuvos rinkoje yra itin paklausūs, todėl tam, kad išpopuliarintumėte savo produktus bei padidintumėte pasiūlą – imate paskolą. Kadangi pirmoji paskola, kurią siūlo imti mylimieji kreditoriai, yra, dažniausiai, terminuota trisdešimčiai dienų – jūs ją imate. Iššaušus grąžinimo terminui – jūs pratęsiate kredito pasisavinimo laikotarpį dar mėnesiui ar dviems, kadangi esate tikras, jog poros mėnesių bėgyje už parduotus niekučius gausite pakankamai pinigų tam, kad galėtumėte grąžinti ne tik paskolą, tačiau ir „užsitarnautas“ palūkanas. Sistema labai paprasta – gavote ganėtinai didelę investiciją, puikiai išplėtėte savo verslą ir išpopuliarinote prekes, taip pat, suteikėt finansinės naudos kreditoriams – „ranka, ranką plauna“. Taip pat, minėtąją „sistemą“ galėtume panaudoti ir naujo verslo įkūrimui – tai galėtų būti puiki proga papildomai užsidirbti bedarbiams, ar, tarkime, besilaukiančioms mamos – laisvo laiko išnaudojimas yra beribė fantazija.

Kad ir kaip bebūtų, visgi, kiekviena teigiamoji savybė turi savų minusų. Tiek paskolos internetu, tiek kreditas internetu tikrai nėra išimtis. Užbėgsiu įvykiams už akių ir paminėsiu, jog dažniausiai didžiausi kaltininkai būna patys klientai, kurie, kaip minėjau jaunųjų verslininkų atvejy, nesugeba įvertinti situacijos ir, kaip aš sakau, sudėti visų taškų ant i. Bet kokiu atveju, didžiulės palūkanos – viena iš pagrindinių priežasčių, atbaidančių klientus. Taip, iš tiesų, vertėtų pabrėžti, jog jos galėtų būti mažesnės, tačiau, juk tai yra verslas – ko kitko būtų galima tikėtis?

Kad ir kaip bebūtų, kiekviena gera savybė, kiekvienas pliusas turi savų minusų – greita paskola ar greitas kreditas, tikrai, nėra išimtis. Su kokiomis problemomis susiduria žmonės, pasinaudoję šia galimybe? Tiesą sakant, nors ir yra visuomenėje žinomas „išsireiškimas“, jog klientas – visuomet teisus, būna išimčių – tarkime, jaunas pilietis, drįsčiau teigti, gyvenęs iki šiol lengvabūdiškai, nusprendė žengti pirmąjį svarbų žingsnį gyvenime – pasiimti paskolą. Labai džiugu, jeigu tokie veiksmai būna atlikti blaiviu protu, įvertinant visas galimybes, įvertinant visus faktorius – dėja, tačiau, dažniausiai, to nebūna. Taigi, jaunuolis, atlikęs tokį neva „superinį“ žingsnį, pasisavintus pinigus „prataško“, jeigu galima taip išsireikšti, asmeniniams poreikiams, visiškai nesuvokdamas fakto, jog pinigus kažkokiu būdu reikės grąžinti. Būtent dėl tokių neapdairių, neapgalvotų sprendimų nukenčia ne tik paskolą gavęs asmuo, tačiau ir jo šeima – nepamirškime, jog tokiu būdu atsiranda daugiausiai neigiamų atsiliepimų apie kreditus ir paskolas – atidžiai juos atsirinkite.

Taigi, grįžtant prie pagrindinės straipsnio temos „Greitas kreditas – ar tikrai tai yra gerai?“, drįsčiau teigti bei konstatuoti faktą, jog taip, tačiau, be jokių abejonių, reikia įvertinti visus aspektus, reikia protingai ir blaiviu protu apgalvoti paskolos pasisavinimo „sprendimą“, juk, iš tiesų, tai yra ganėtinai rimtas ir svarus žingsnis „suaugusių“ gyvenimo link.